Baza wiedzy

odpowiedzi na najważniejsze zagadnienia

Optymalizacja kosztów używania samochodów osobowych w firmie po 1.01.2019 r.

Z początkiem 2019 r. wprowadzone zostały nowe zasady rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z nabyciem, używaniem i eksploatacją samochodów osobowych. W niniejszym tekście przedstawione zostały wybrane sposoby, całkowicie legalnych, działań podatników, którzy chcieliby jednak w miarę optymalnie rozliczać koszty związane z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej samochodów osobowych.

Z początkiem 2019 r. wprowadzone zostały nowe zasady rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z nabyciem, używaniem i eksploatacją samochodów osobowych. Nowe zasady dotyczą niemal każdego obszaru wykorzystywania samochodów osobowych, bo odnoszą się do amortyzacji, czynszu za używanie, składek na ubezpieczenie i oczywiście kosztów eksploatacji. Co więcej, na ostatnim etapie legislacji prawodawca zdecydował się na zafundowanie podatnikom szczególnych unormowań dotyczących zasad wyznaczania dochodu ze sprzedaży samochodu osobowego u podatnika PIT i odpowiednio kosztu uzyskania przychodu z takiej sprzedaży u podatników CIT.

To oznacza, że podatnik, który chce w optymalny sposób rozliczać koszty związane z wykorzystywaniem samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, planując swoje działania, musi wybiec nieco dalej w przyszłość i przewidzieć skutki przyszłej sprzedaży pojazdu.

W niniejszym tekście przedstawione zostały wybrane sposoby, całkowicie legalnych, działań podatników, którzy chcieliby jednak w miarę optymalnie rozliczać koszty związane z wykorzystywaniem w działalności gospodarczej samochodów osobowych.

 

Leasing na nowych zasadach – czasami jednak warto zmodyfikować umowę

Już od momentu uchwalenia zmian w podatkach dochodowych dotyczących kosztów używania samochodów osobowych prowadzone były dyskusje nt. regulacji przejściowych odnoszących się do umów używania samochodów zawartych przed 1.01.2019 r., a niezmienionych po zakończeniu 2018 r. Przypomnieć bowiem trzeba, że opłaty za używanie pojazdów ponoszone na podstawie takich umów stanowią koszt bez ograniczeń zapisanych w regulacjach od 2019 r. (czyli wg wskaźnika wyznaczonego z wykorzystaniem kwoty 150 000 zł / 225 000 zł).

Zatem, co do zasady, podatnicy, którzy na podstawie umów zawartych przed 2019 r. wykorzystują w swojej działalności samochody w wyższej wartości niż limity ustawowe, powinni dbać o to, aby kontrakty takie nie zostały zmodyfikowane.

Jednak w pewnych okolicznościach może okazać się, że dla podatników PIT zmiana umowy wcale nie musi oznaczać złego rozwiązania. Jeżeli bowiem podatnik nie do końca prawidłowo zaplanował to, jak będzie wykorzystywał pojazd, aneks do umowy może przynieść pewną korzyść fiskalną. Nad zmianą kontraktu winni zastanowić się ci podatnicy PIT, którzy pozostawili nieco wyższą cenę wykupu pojazdu, a jednak uznali, że po zakończeniu umowy leasingu i nabyciu samochodu wkrótce się go pozbędą.

Należy pamiętać o tym, że możliwe i absolutnie legalne jest działanie, w ramach którego przedsiębiorca – osoba fizyczna prowadząca samodzielnie działalność gospodarczą wykupuje prywatnie pojazd wykorzystywany uprzednio na podstawie umowy leasingu. W konsekwencji samochód taki nie jest wprowadzany do ewidencji środków trwałych, a sprzedając go po upływie sześciu miesięcy, nie uzyskuje przychodu podatkowego.

Akurat takie rozwiązanie nie jest żadną nowością.

Jeżeli podatnik pierwotnie miał nieco inne plany co do wykorzystania samochodu po wykupie, a teraz uznał, że po pół roku dokona jego sprzedaży, wówczas może okazać się, że zmiana umowy leasingu, chociaż spowoduje limitowanie opłat za używanie, doprowadzi do korzystniejszej sytuacji.

Przede wszystkim trzeba zaznaczyć, że dla rozliczenia w kosztach opłat leasingowych ponoszonych po zmianie umowy całkowicie bez znaczenia jest to, jaka jest suma uprzednio rozliczonych kosztów. To oznacza, że podatnik będzie musiał zdefiniować wskaźnik kosztowy i stosować go do opłat ponoszonych po zmianie umowy. W takiej sytuacji od momentu zmiany umowy podatnik nie rozliczy w kosztach całej opłaty za używanie. Jak w takim razie rozwiązanie to może być korzystne? Decydujące znaczenie ma istota aneksu i późniejsze przeznaczenie pojazdu.

 

Przykład

Wartość (na potrzeby PIT – czyli rozliczenia kosztu; dla uproszczenia pominięto zagadnienie VAT) samochodu wynosi 258 000 zł, pierwotnie cena wykupu wynosiła 10%, czyli 25 800 zł, modyfikacja treści umowy dokonana w odpowiednim momencie może spowodować, że podatnik utraci mniej kosztów, wykupując samochód prywatnie.

Wskaźnik kosztowy dla takiego samochodu wynosi 58%. Pod koniec umowy podatnik obliczył, że w ramach rat leasingowych spłaci jeszcze około 10 000 zł, a następnie wykupi go za 25 800 zł. W konsekwencji, jeżeli podatnik wykupi pojazd prywatnie, to co prawda zaliczy do kosztów całe raty leasingowe, ale po wykupie utraci koszty w kwocie 25 800 zł, by następnie po pół roku od wykupu sprzedać samochód bez przychodu.

Gdyby jednak podatnik zmienił umowę w ten sposób, że cena wykupu zostanie wyznaczona jako 1% wartości pojazdu, tj. 2580 zł, wówczas utrata kosztów po aneksowaniu (tj. przy zastosowaniu wskaźnika wg przepisów 2019 r.) może być mniejsza niż ta jaka wystąpiłaby przy zachowaniu zasad z 2018 r. ale nierozliczeniu w rachunku podatkowym kosztów wykupu. Jeżeli bowiem przeprowadzimy symulację rozliczeń dokonywanych po aneksowaniu umowy wówczas zobaczymy, że przy obniżeniu ceny wykupu do 1%, a zastosowaniu wskaźnika 58% do części opłat leasingowych stanowiących spłatę wartości samochodu, kwota podlegająca wyłączeniu z kosztów będzie niższa niż te, które podatnik utraciłby nie zaliczając do kosztów ceny przewidzianej pierwotnie ceny wykupu.

Jednym słowem przy umowach zawartych przed 2019 r. aneks nie jest pożądany, jeżeli wartość przekracza 150 000 zł (dla samochodów zeroemisyjnych 225 000 zł), ale w pewnych okolicznościach zmiana umowy może całkowicie legalnie zoptymalizować koszty podatkowe.

Leasing nie tak korzystny jak w przeszłości, ale jeszcze może się przydać

W przypadku umów leasingu operacyjnego (wg prawa podatkowego) zawartych (względnie zmienionych) po 2018 r., podobnie jak przy innych umowach o używanie, przy rozliczeniu kosztów używania w części przypadającej na spłatę wartości pojazdu stosuje się limit determinowany wskaźnikiem 150 000 zł / 225 000 zł. Tak jak to niegdyś było w przypadku VAT, gdy limit podatku od odliczenia definiowany był kwotowo, tak też na gruncie podatków dochodowych w dalszym ciągu leasing i wykup jego przedmiotu po zakończeniu umowy o używanie są odrębnymi transakcjami. Dzięki temu podatnik, który korzysta z samochodu na podstawie umowy leasingu operacyjnego, limitując koszty podatkowe, a następnie nabędzie samochód po zakończonym okresie umowy o używanie i wprowadzi go do ewidencji środków trwałych, stosuje wobec odpisów amortyzacyjnych limitowanie właściwe dla samochodów będących środkami trwałymi. Oznacza to, że jeżeli wartość początkowa nie przekroczy 150 000 zł / 225 000 zł, ograniczenie całości odpisów amortyzacyjnych będzie kosztem podatkowym. Wobec spadku wartości samochodów warto pozostawiać wykup w wartości nieodbiegającej od wartości rynkowej.

Trzeba to uwzględnić, planując umowę leasingu i wykup. Warto tak zidentyfikować opłaty w ramach umowy leasingu i następnie wykupu, aby wartość początkowa samochodu jako środka trwałego po wykupie oscylowała w okolicach 150 000 zł (przy samochodzie zeroemisyjnym odpowiednio 225.000 zł). To oznacza odpowiednio niższą część kwoty przypadającej na spłatę wartości pojazdu w ramach czynszu leasingowego (czyli części limitowania), a co za tym idzie i niższą kwotę wyłączenia z kosztów przy jednoczesnym zaliczeniu do kosztów podatkowych całych odpisów amortyzacyjnych (również przy amortyzacji wg stawek ustalanych indywidualnie, tj. w okresie 30 miesięcy).

Tani leasing? Niekoniecznie najlepsze rozwiązanie

Tak jak zostało powyżej wskazane, w przypadku umowy leasingu limitowanie z zastosowaniem wskaźnika determinowanego zastosowaniem kwoty 150 000 zł / 225 000 zł dotyczy wyłącznie tej części opłaty za używanie, która stanowi spłatę wartości pojazdu (w tym „nieodliczalny” VAT). Oznacza to, że pozostała część czynszu stanowi w całości koszt podatkowy – o ile nie ma zastosowania inne ograniczenie, np. dotyczące eksploatacji czy u podatników CIT wynikające ze szczególnych przepisów dotyczących limitowania tzw. kosztów finansowania dłużnego. Zatem w przypadku podatników PIT część odsetkowa nie podlega żadnemu ograniczeniu kosztowemu. Jeżeli zakładamy, że po zakończeniu umowy leasingu zakupimy pojazd, to zbierając oferty, należy podejść do zagadnienia kompleksowo. I nie chodzi tutaj o to, jak zostanie ukształtowana cena wykupu na potrzeby amortyzacji (o czym była mowa powyżej). Paradoksalnie, korzystny fiskalnie może okazać się leasing o wysokiej cenie samej usługi finansowania. W konsekwencji zastosowanie takiego modelu, w ramach którego cena leasingu (usługi finansowania) wyniesie np. 15–20% (leasing 115%, 120%), spowoduje, że w racie leasingowej będzie wyższa część odsetkowa, a ta nie jest ograniczona wskaźnikiem wyznaczanym przez limit 150 000 zł / 225 000 zł.

Aby jednak leasing w tej odsłonie był optymalny nie tylko fiskalnie, ale i ekonomicznie, musi być spełniony dodatkowy warunek: finansujący musi uzyskać odpowiednio zrabatowaną cenę zakupu. Jeżeli rabat będzie adekwatny do ceny leasingu, tak że np. w efekcie łączna wartość leasingu, z uwzględnieniem rabatu, oscyluje w okolicach 103–105%, czyli jest adekwatna do innych umów, z tym że różni je alokacja elementów (większa część przypada na odsetki), to model pozwala na ograniczenie kwoty podlegającej wyłączeniu z kosztów.

A może jednak najem?

Limit kosztowy wyznaczany kwotami 150 000 zł / 225 000 zł stosowany jest również w przypadku innych umów o używanie niż leasing operacyjny. W ich przypadku również należy odnieść takie kwoty do wartości pojazdu. Oczywiście może pojawić się wątpliwość, o jaką wartość chodzi prawodawcy, gdy umowa o używanie nie jest leasingiem wg prawa podatkowego, a została zawarta na okres dłuższy niż sześć miesięcy (przy umowie do pół roku jest to wartość z polisy AC). Jak zostało wskazane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15.04.2019 r., 114-KDIP2-3.4010.5.2019.2.SP, LEX nr 491415: „W przypadku umowy leasingu, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, wartość samochodu osobowego powinna wynikać z treści umowy, na podstawie której podatnik korzysta z danego samochodu. Wartość przedmiotu umowy powinna odzwierciedlać jego wartość rynkową. Jeżeli w umowie określono wartość samochodu, która znacznie odbiega od wartości rynkowej, działanie takie może zostać poczytane jako obejście prawa podatkowego”.

Jeżeli weźmiemy pod uwagę dość istotny spadek wartości pojazdów (zwłaszcza tych bardziej luksusowych), bardziej korzystnym fiskalnie rozwiązaniem może okazać się używanie samochodów na podstawie umów zawieranych np. na okres roku. Zawarcie kolejnej umowy powinno wiązać się z określeniem wartości samochodu na poziomie jego wartości rynkowej. Oczywiście bezpieczniej byłoby, aby w takiej sytuacji umowa o używanie była zawarta przez innego podatnika niż uprzednio korzystający. Takie rozwiązane może być szczególnie korzystne, gdy podmioty działają w grupie – wówczas kolejna umowa może być zawarta przez inny podmiot (co w praktyce nie zawsze musi wiązać się z inną osobą korzystającą: np. gdy osoba używająca jest zatrudniona albo zasiada w organach obu podmiotów). Warto przy tym przypomnieć, że limit 150 000 zł / 225 000 zł przy zaliczaniu amortyzacji nie ma zastosowania u podatnika, który oddaje dany pojazd w odpłatne używanie i jest to przedmiotem działalności takiego podatnika.

 

Samochód różnego przeznaczenia a amortyzacja w kosztach

W poprzednim rozdziale wskazano, że koszty podatkowe amortyzacji samochodu osobowego nie są limitowane u podatnika wobec pojazdu, który jest przez podatnika oddawany w używanie na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy i działalność taka jest przedmiotem działalności gospodarczej tego podatnika. Co ważne prawodawca nie wymaga, aby pojazd taki był wykorzystywany wyłącznie w takim celu (warto zaznaczyć, że w podobnych przepisach dotyczących VAT prawodawca wyraźnie zaznaczył, że warunkiem niestosowania limitu 50% dla samochodów przeznaczonych do oddania ich w odpłatne używanie jest wyłącznie takie przeznaczenie). Podobnie prawodawca nie zastrzegł, że limitowanie nie ma zastosowania wyłącznie w okresie oddawania pojazdu w odpłatne używanie (ze względu na konstrukcję przepisu takie ograniczenie nie mogłoby mieć zastosowania – a w najlepszym razie byłoby bardzo trudne do stosowania).

W konsekwencji odważny podatnik może zastosować optymalizację podatkową polegającą na tym, że odda samochód w odpłatne używanie na jakiś czas, by następnie wykorzystywać go w inny sposób w swojej działalności, względnie wynajmie go komuś co jakiś czas. W obu przypadkach limit 150 000 zł / 225 000 zł dla amortyzacji w kosztach nie powinien mieć zastosowania. Podobnie limit taki nie będzie właściwy przy wyznaczaniu wyniku podatkowego ze sprzedaży samochodu.

 

Samochód niebędący środkiem trwałym

Bardziej odważni i zmotywowani podatnicy mogą wykorzystać na potrzeby optymalizacji podatkowej nabycia samochodów fakt, że limit 150 000 / 225 000 zł ma zastosowanie do samochodów będących własnością podatnika, które są jego środkiem trwałym.

W efekcie, jeżeli np. podatnik działa w grupie spółek, to rozwiązaniem może okazać się nabycie samochodu z zamiarem jego używania przez okres krótszy niż rok. Wówczas pojazd taki nie stanowi środka trwałego, a co za tym idzie w momencie sprzedaży podatnik rozliczy w kosztach całą cenę nabycia (z uwzględnieniem odpowiedniej części VAT). Kolejna spółka z grupy zastosuje już niższą wartość początkową i, odpowiednio, wprowadzi pojazd do ewidencji środków trwałych z taką wartością albo zastosuje ten sam model optymalizacji, sprzedając pojazd przed upływem roku do kolejnej spółki powiązanej (wszystko na warunkach rynkowych).

Jeszcze innym rozwiązaniem jest włączenie do takiego modelu leasingu. Wówczas konieczne jest współdziałanie z elastycznym leasingodawcą, który zgodzi się na warunki leasingu, w których np. wartość spłaty w opłatach leasingowych wyniesie 20–30% (co będzie oczywiście podlegało limitowaniu), a następnie podatnik wykupi pojazd za wysoką cenę nabycia (nawet wyższą niż rynkowa w dniu wykupu), po to by w ciągu roku dokonać jego zbycia. Fakt, że pojazd nie będzie używany przez okres dłuższy niż rok spowoduje, że nie będzie on stanowił środka trwałego, a zatem przy jego zbyciu nie znajdzie zastosowania limit 150 000 zł / 225 000 zł.

 

Koszty eksploatacji samochodu u podatnika PIT – wprowadzać do środków trwałych czy jednak nie?

Od 2019 r. podatnik, który wykorzystuje w prowadzonej działalności gospodarczej samochód osobowy, a jednocześnie stosuje wobec niego limit 50% VAT naliczonego, rozlicza w kosztach tylko 75% wartości netto i tej części VAT, która nie stanowi podatku naliczonego lub nie podlega odliczeniu. Nic nie pomoże tutaj prowadzenie ewidencji przebiegu (o ile nie jest to ewidencja w ramach VAT-26). Ewidencja taka jest zbędna również u podatników PIT, którzy wykorzystując w działalności samochody będące ich własnością lub współwłasnością, nie wprowadzą ich do ewidencji środków trwałych. Z tym że w takiej sytuacji podatnik będzie mógł uwzględnić tylko 20% kosztów.

Aby „podnieść” limit z 20% do 75% kosztów, podatnik musiałby wykorzystywać samochód, który w żadnym stopniu nie jest jego własnością. Oczywiście najlepiej (ekonomicznie), by pojazd taki był podatnikowi użyczony (oddany w nieodpłatne używanie) przez osobę z I lub II grupy podatkowej wg ustawy z 28.07.1983 r. o podatku od spadków i darowizn, np. rodzica, dziecko, małżonka – ale jeżeli samochód wchodzi do majątku odrębnego małżonka. Wówczas bowiem koszty eksploatacji będą stanowiły koszt podatkowy w części 75%, a nie 20%, przy jednoczesnym zwolnieniu od PIT dla przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

 

Podsumowanie

Prawodawca podatkowy próbuje uprzykrzyć życie podatnikom i w wielu przypadkach jest w tym skuteczny. Jeżeli chodzi o koszty związane z wykorzystywaniem samochodów (szeroko rozumiane), wielu podatników odczuje zmiany wprowadzone od 2019 r. na własnym zobowiązaniu podatkowym (acz część zmian może mieć pozytywny skutek – ale nie o tym traktuje ta publikacja). Jak się jednak okazuje, odważniejsi podatnicy cały czas znajdują rozwiązania, które chociaż w części pozwolą na zneutralizowanie skutków zmian.

Oczywiście należy pamiętać o tym, że działania muszą być legalne, prawodawca co rusz wprowadza nowe unormowania antyoptymalizacyjne. Dodatkowo obecnie część działań może wymagać zgłoszenia jako schemat podatkowy.