Baza wiedzy

odpowiedzi na najważniejsze zagadnienia

Gdzie i jak rejestrują się UKS i stowarzyszenia sportowe nieprowadzące działalności gospodarczej? Jak przebiega rejestracja?

 

 

Powołanie uczniowskiego klubu sportowego (UKS) lub klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, odbywa się na takich samych zasadach jak w przypadku stowarzyszeń, które rejestrują się w KRS. W inny sposób i w innym rejestrze następuje ich rejestracja.

 

Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o sporcie oraz par. 1 rozporządzenia ministra sportu i turystyki w sprawie ewidencji klubów sportowych, uczniowskie kluby sportowe oraz kluby sportowe działające w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlegają wpisowi do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu. Oznacza to, że kluby te, pomimo że są stowarzyszeniami tworzonymi na podstawie ustawy Prawo o stowarzyszeniach, nie podlegają rejestracji w KRS, a nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu.

 

Rejestracja klubu sportowego w ewidencji starosty

 

Wpisu do ewidencji klubów sportowych starosta dokonuje na podstawie wniosku założycieli klubu. Przepisy nie określają, jak ma wyglądać taki wniosek i co powinien zawierać. To starostwa określają indywidualnie jego kształt. Zgodnie z ustawą o sporcie do wniosku załącza się: statut; listę założycieli zawierającą ich imiona i nazwiska, daty i miejsca urodzenia, miejsca zamieszkania oraz własnoręczne podpisy; informację o adresie siedziby klubu sportowego.

 

Z praktyki wynika, że przy rejestracji klubów sportowych w starostwach wymagane są następujące dokumenty:

 

  1. Wniosek
  2. Protokół z zebrania założycielskiego wraz z:
    • imię i nazwisko,
    • datę i miejsce urodzenia,
    • numer PESEL,
    • miejsce zamieszkania,
    • własnoręczny podpis.
  3.  Lista założycieli zawierająca:
    • uchwałą o powołaniu klubu,
    • uchwałą o zatwierdzeniu statutu,
    • uchwałą o wyborze komitetu założycielskiego,
    • uchwałą o wyborze zarządu oraz uchwałą o wyborze organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej).
  4. Lista obecności na zebraniu założycielskim z własnoręcznymi podpisami (minimum 7 osób)
  5. Informacja o adresie tymczasowej siedziby klubu.
  6. Statut klubu w trzech egzemplarzach.
  7. Dowód wniesienia należnej opłaty skarbowej.

Najlepiej zapytać w starostwie o dokumenty wymagane do rejestracji klubu. Niektóre urzędy na swoich stronach internetowych zamieszczają odpowiednie informacje i wzory dokumentów do wypełnienia.

Wpis (lub odmowa wpisu do ewidencji) następuje w drodze decyzji administracyjnej.

 

Opłaty

 

Wpis do ewidencji klubu sportowego działającego w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlega opłacie skarbowej w wysokości 10 zł.

Natomiast uczniowskie kluby sportowe są zwolnione z tej opłaty. Wynika to z art. 2 ust. 1 pkt. 1 lit. g ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którym nie podlega opłacie skarbowej dokonanie czynności urzędowej (np. wydanie decyzji) oraz wydanie zaświadczenia w sprawach nauki, szkolnictwa i oświaty pozaszkolnej oraz ochrony zdrowia. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Edukacji Narodowej (gdy wydawano tę opinię, kultura fizyczna znajdowała się w gestii MEN) zawartym w piśmie z 27 listopada 2007 roku (nr DP-KS-022-629/07), działalność uczniowskich klubów sportowych spełnia wymogi przepisów ustawy o opłacie skarbowej, zatem urzędowe czynności i zaświadczenia wydane na wniosek UKS są zwolnione z opłat.

 

Postępowanie po otrzymaniu decyzji o wpisie klubu do ewidencji

 

Jeśli na zebraniu założycielskim dokonano wyboru jedynie komitetu założycielskiego i zarządu, po otrzymaniu decyzji o wpisie klubu do ewidencji należy zwołać walne zebranie i dokonać wyboru organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej) na zasadach określonych w statucie. Następnie w ciągu 14 dni trzeba przesłać na adres starostwa protokół z walnego zebrania oraz odpisy podjętych uchwał.

Możliwy jest też wybór komisji rewizyjnej od razu na zebraniu założycielskim.

Ponadto, klub sportowy powinien uzyskać REGON, NIP oraz założyć konto bankowe.

 

Jak długo trwa rejestracja klubu sportowego w ewidencji starosty?

 

Wpis uczniowskiego klubu sportowego lub stowarzyszenia sportowego nieprowadzącego działalności gospodarczej do ewidencji starosty następuje w drodze decyzji administracyjnej (art. 4 ust. 4 ustawy o sporcie).

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego decyzję wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty wpłynięcia wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony do dwóch miesięcy. Od decyzji można się odwołać w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania. Wniosek za pośrednictwem starosty należy złożyć do Samorządowego Kolegium Odwoławczego właściwego ze względu na siedzibę klubu.

 

Ewidencja klubów sportowych w starostwie – wyciąg z ewidencji, zgłaszanie zmian

 

W ewidencji klubów sportowych zawarte są następujące informacje:

  1. data wpisu;
  2. numer ewidencyjny;
  3. imiona i nazwiska oraz daty urodzenia członków komitetu założycielskiego;
  4. nazwa, siedziba oraz adres klubu sportowego;
  5. imiona, nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej;
  6. informacje o statucie: data jego uchwalenia, data zmiany statutu;
  7. dane osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych;
  8. cel działania;
  9. teren działania;
  10. data wykreślenia klubu sportowego z ewidencji;
  11. inne uwagi.

 

Zgłaszanie zmian w ewidencji

 

Informacje te muszą być aktualizowane, co pociąga za sobą obowiązek zgłaszania w starostwie każdej zmiany dotyczącej statutu klubu, składu władz oraz adresu siedziby. Należy je zgłaszać w terminie 14 dni od chwili zaistnienia, czyli podjęcia stosownej uchwały. Po złożeniu przez klub odpowiedniego wniosku starosta niezwłocznie wprowadza nowe dane do ewidencji.

Za dokonanie zmian w ewidencji prowadzonej przez starostę płaci się 10 zł. Uczniowskie kluby sportowe nie powinny tej opłaty ponosić (zgodnie ze stanowiskiem MEN).

 

Wyciąg z ewidencji

 

Wyciąg z ewidencji klubów to podstawowy dokument, podobnie jak wypis z KRS-u dla stowarzyszeń rejestrowych, dlatego jeden jego egzemplarz powinien być na stałe w klubie. Taki dokument często jest wymagany jako załącznik do wniosków, np. w konkursie ofert.

Wniosek o wydanie wyciągu z ewidencji uczniowskich klubów sportowych lub klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, składany jest przez zarząd klubu do starosty, w którego ewidencji się znajduje. Przepisy nie określają wzoru wniosku, każdy powiat może określić własne wymagania.

Przepisy nie określają także jednolitego wyglądu wyciągu z ewidencji, nie zawierają wskazań, co powinno się w nim znajdować. I tak jedni starostowie ograniczają się do informacji, że klub został zarejestrowany w ewidencji pod konkretnym numerem, inni zaś dodają, kto jest uprawniony do występowania w imieniu klubu lub kto wchodzi w skład zarządu.

Wydanie wyciągu z ewidencji jest bezpłatne dla uczniowskich klubów sportowych, natomiast klub sportowy działający w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, musi ponieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Wydanie kopii takiego zaświadczenie kosztuje 5 zł.

 

Obowiązki sprawozdawcze klubów sportowych

 

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych

 

Każda organizacja, a więc i klub sportowy, i uczniowski klub sportowy, ma obowiązek (na ogół do 31 marca danego roku) sporządzić sprawozdanie finansowe za rok ubiegły. Ma też obowiązek złożyć deklarację CIT.

 

Sprawozdanie z wykorzystania dotacji (z realizacji zadania publicznego)

 

Te kluby, które korzystają z dotacji lub wykonują działania w ramach zadań publicznych, muszą rozliczyć się z otrzymanych funduszy. Po zakończeniu realizacji projektu (zadania publicznego) przygotowują i wysyłają sprawozdanie ze swoich działań. Robią to według wzoru określonego przez sponsora, a w przypadku rozliczania dotacji z pieniędzy publicznych – przez ministra pracy i polityki społecznej.

 

Sprawozdawczość organizacji pożytku publicznego (OPP)

 

Organizacje sportowe o statusie OPP mają obowiązek sporządzania i przekazywania sprawozdań do różnych urzędów.

 

Organizacja sportowa zarejestrowana w ewidencji starosty a działalność gospodarcza i odpłatna pożytku publicznego

 

Kluby zarejestrowane w ewidencji prowadzonej przez starostów (jako UKS-y i stowarzyszenia), mogą prowadzić działalność odpłatną, której nie muszą nigdzie rejestrować, umieszczają jedynie odpowiedni zapis w statucie (jeśli dokonały zmiany statutu, zgłaszają ten fakt do ewidencji). Jednak jeśli chcą podjąć działalność gospodarczą muszą zarejestrować się w KRS.

Przepisy nie regulują kwestii, co dzieje się, kiedy klub znajdujący się w ewidencji starosty zgłasza chęć prowadzenia działalności gospodarczej i wpisuje ją do statutu. Wydaje się jednak, że starosta musi w takim wypadku wydać decyzję o wykreśleniu klubu z ewidencji, bowiem dla takiego podmiotu właściwym organem rejestrowym nie jest starostwo, tylko KRS.

 

Od momentu rejestracji klubu sportowego w KRS w rejestrze przedsiębiorców ma on status klubu sportowego prowadzącego działalność gospodarczą, czyli zarejestrowanego w KRS.

W praktyce nie istnieje mechanizm „przerejestrowania się” do KRS. Podejmując uchwałę o zmianie statutu, wprowadzając możliwość prowadzenia działalności gospodarczej przez klub, obligujemy starostę do wydania decyzji o wykreślenie klubu z ewidencji prowadzonej przez powiat. Klub traci osobowość prawną. Trzeba od początku przejść całą procedurę zakładania organizacji – zwołać zebranie założycielskie, uchwalić statut, zebrać odpowiednie dokumenty, złożyć wniosek rejestracyjny (tym razem do Krajowego Rejestru Sądowego). Oznacza to nową rejestrację i powołanie nowego podmiotu (w praktyce tego samego zarejestrowanego od nowa).